Pourquoi avoir choisi l’outil de gestion de projet ASANA ?

Afin d’améliorer mon efficacité personnelle, j’ai cherché une solution en ligne de gestion de projet. J’ai alors découvert qu’il existait non pas une solution, mais une multitude de solutions disponibles sur la toile : Trello, Wrike, Asana, Basecamp, Smartsheet, Azendoo, Teamwork, Monday, …

Pendant plusieurs semaines, j’ai testé ces différents outils, et j’ai alors réalisé que ce type d’application web représentait un énorme potentiel pour la société, et pas seulement pour moi. C’était le début de mon « Aventure Asana » que je raconte dans un autre article de mon blog.

Les critères à considérer

Au fur et à mesure que je teste, que je crée des projets ou des tâches, que je part à la recherche d’informations sur le web, j’établis une liste de critères qui me permettront ensuite de faire un choix entre les différents outils à ma disposition :

  • possibilité de réduire le nombre d’emails entre les collaborateurs,
  • possibilité de faire des plannings type « Gantt »,
  • possibilité de clarifier les rôles et les échéances = savoir qui fait quoi et pour quand,
  • le coût de la solution (nombre d’utilisateurs, types de licences, …),
  • interface agréable et intuitive,
  • flexibilité (tableau, liste, …),
  • réduction du nombre d’emails entre les collaborateurs,

Pour faire un choix, il est important de prendre en compte les caractéristiques de l’entreprise et les attentes envers ce type d’outil.

Carte d’identité de la société dans laquelle je souhaitais lancer Asana :
– environ 200 personnes pourraient bénéficier d’un tel outil,
– plusieurs sites géographiques en Europe,
– plusieurs langues,
– de nombreux métiers différents : RH, R&D, IT, Marketing, Finance, …
– un environnement logiciel Office 365,
– un outil collaboratif avait déjà été déployé sans succès quelques années auparavant.

Notre choix : Asana

Ayant pour objectif de déployer l’outil auprès de quelques centaines de personnes, j’ai rapidement mis en évidence deux éléments clés :

Tableaux et listes de tâches

La vue tableau est très pratique à utiliser pour les « petits » projets, les sprints, … mais très rapidement le nombre de tâches et de colonnes conduisent à devoir souvent déplacer la fenêtre du projet afin d’avoir une vue d’ensemble des actions.

Pourvoir disposer d’une flexibilité entre tableau ou liste a donc été très rapidement un point discriminant, ce qui a conduit à mettre de côté certains logiciels, dont un des plus connus, Trello.

Facilité de prise en main

Certains outils sur le marché sont très complets et doivent, j’en suis certains, être terriblement efficaces une fois adoptés par l’ensemble des collaborateurs. Toutefois, toutes les entreprises ne disposent pas à ce jour de la culture collaborative nécessaire au succès de ces logiciels. Il convient donc de trouver un bon compromis pour pouvoir en tirer le meilleur profit.

A quoi sert un outil très complet qui peut tout faire (sur la papier), mais qui n’est pas utilisé (en pratique) car trop compliqué ?

Le logiciel qui accomplit le travail de la façon la plus simple possible est le choix à faire. Et un collaborateur qui découvre l’outil pour la première fois doit comprendre en quelques minutes les fonctionnalités de base : organisation de l’outil, création d’un projet, validation d’une tâche, … Si une formation poussée est nécessaire, alors l’outil ne convient pas et il sera illusoire d’espérer un déploiement à grande échelle sans un investissement énorme sur l’accompagnement et la formation.

Ayant testé de nombreuses solutions en ligne disponibles à l’époque, j’ai donc rayé de ma liste celles :

  • dont l’interface à l’ouverture tendait à perdre le nouvel utilisateur,
  • avec lesquelles je n’avais toujours pas réussi à créer un projet au bout de 20 minutes,
  • dont la gestion des plannings est très complexe.

Asana est notre meilleur compromis

La prise en main de Asana est rapide : dès les premières minutes, vos collaborateurs sauront comment créer un projet et y ajouter des tâches. Une formation apportera évidemment une plus grande aisance à vos collaborateurs qui pourront alors bénéficier des fonctionnalités plus avancées.

Lors d’une call avec un outil concurrent de Asana (à l’époque où je n’avais pas encore choisi Asana), le conseiller de ce logiciel m’avait indiqué : « Asana est ultra intuitif et vos collaborateurs pourront l’utiliser rapidement. Notre outil nécessitera de mettre en place plusieurs heures de formation pour débuter, mais il vous offrira plus de possibilités ».

Les onglets « Mes tâches » et « Boite de réception » sont très puissants et permettront une organisation personnelle très efficace.

L’interface est agréable et claire.

L’organisation d’un projet est flexible : tableau, liste, calendrier, …

Entreprise, Start-up, Particulier, … vous aurez chacun vos propres besoins, vos propres attentes qui pourront être très différentes de celles que j’ai mentionné dans cet article. Toutefois, si j’avais un conseil unique à retenir, ce serait : la simplicité, la flexibilité et la convivialité de l’outil.
Votre motivation à utiliser un logiciel en ligne en dépendra énormément : un outil très complet qui peut tout faire (sur la papier) mais qui est inutilisé, ne vous apportera aucun bénéfice par rapport à un outil simple, convivial, qui certes ne fera pas tout, mais qui fera bien ce pour quoi vous l’avez choisi.

Comparatif outils collaboratifs

(source : site Asana)

Outil gestion projet tache Asana Trello Wrike Monday

Publié par Julien RENAUD

Expert de l'outil de collaboratif de gestion de projet Asana ✔

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