Imaginez-vous un instant …
Comme chaque semaine, c’est l’heure de votre réunion d’équipe. Tout le monde s’installe.
Vous êtes le manager et vous lancez la réunion en commençant par les infos générales.
Puis débute le traditionnel tour de table …
En général, c’est à partir de là que ça commence à se gâter !
Peu de volontaires pour prendre la parole. Un premier se lance : résumé de la semaine, avancées et faits marquants. Les autres n’ont pas de questions.
Au suivant …
Arrêtez-vous !!! Stop !!! C’est le moment de faire un arrêt sur image et de bien regarder cette scène.
A votre gauche :
🗣le collaborateur qui parle mais s’adresse uniquement à vous,
😴 un autre dont les paupières sont trop lourdes,
A votre droite :
🤨un attentif, qui pose des questions et se rend bien compte que la réunion pourrait être plus efficace,
🐤 un oiseau sur le rebord de la fenêtre semble passionner le dernier.
L’analyse est terrible : l’attention est très faible, aucune collaboration, l’entraide est impossible … Votre réunion d’équipe n’a « d’équipe » que le nom, et cela est bien dommage 😕 mais vous pouvez changer cela !
Avec mon équipe, nous avons choisi de bouleverser nos habitudes pour ne pas en arriver là.
Une année plus tard, le nouveau format porte toujours ses fruits 👍😀
Alors … qu’avons-nous changé ?
🕐 la durée n’est pas figée et ne dépasse jamais 1h
🧾 l’ordre du jour est co-construit en amont via l’outil collaboratif Asana et est ainsi connu de tous (résumé en 2min, priorités de la semaine, succès et difficultés, sujets libres)
🚀chaque chef de projet fait un point très rapide pour privilégier les discussions et les questions
Jusque là, rien de très novateur …
👇 Le changement majeur, le voici 👇
💫 le responsable de la réunion change chaque semaine ! 💫
Cette nouvelle organisation a permis de remettre la collaboration, les échanges, l’écoute, … au centre de la table.
La réunion est redevenue la réunion de l’équipe et non la réunion du manager.
Des bénéfices collectifs et individuels
Une réunion
DYNAMIQUE
qui permet la
COLLABORATION
pour une plus grande
EFFICACITÉ
| Collaborateur | Manager |
|---|---|
| 👍 Davantage de responsabilité car il se retrouve à gérer le collectif. 👍 Se sent impliqué car il aura lui aussi à organiser la réunion avec une équipe qu’il veut voir participer. | 👍Responsabilité partagée ce qui permet de jouer un rôle différent lors de la réunion (par exemple, il devient plus simple de poser des questions et prendre des notes car l’animation ne dépend pas de lui) 👍 Cela apporte du changement à chaque fois, car chacun a sa manière de piloter la réunion. |
| 👍 A l’écoute car au fur et à mesure les sujets sont mieux connus de tous. | 👍 Entraide et coopération accrues car l’équipe échange et discute. |
| 👍 Bénéficie des conseils et apports des autres. 👍 Expérience formatrice car apprend à organiser les réunions sans que cela soit hebdomadaire. | 👍 Résolution de problèmes et prise de décision facilités, le manager voit devant lui « UNE EQUIPE ». 👍 Contribue à la formation et l’épanouissement de son équipe. |
| ⚠ Peut être déstabilisé la première fois et devra donc sentir le soutien de son manager. | ⚠ Doit savoir mettre son ego de côté car il ne pilote plus la réunion. |
Un projet Asana pour une organisation efficace
Cerise sur le gâteau, nous avons mis en place un rendu visuel très sympa grâce au logiciel Asana qui nous permet d’avoir une organisation claire de la réunion et des rôles de chacun.
Avec ce projet, mon équipe et moi avons participé au concours lancé début 2020 « The Asana coolest projects », concours organisé par Bastien Siebman et l’équipe Asana.
Et nous sommes très fiers d’avoir remporté l’Award en équipe avec notre organisation 🏆
Ce projet Asana pour des réunions d’équipe fait partie de mon Top 10 des projets Asana à mettre en place pour collaborer efficacement en équipe.
